Organizarea unui eveniment cu invitati VIP

©Jeni Mateescu

Despre PROTOCOL, pe scurt

Ce este protocolul?

= Totalitatea formelor și a practicilor de ceremonial care se aplică la festivități oficiale în relațiile diplomatice;
= Document, act diplomatic care cuprinde consemnarea unor hotărâri sau a unei înțelegeri privind mai multe state
= Serviciu însărcinat cu organizarea oficială a ceremonialului.
= Reguli de conduită care trebuie respectate în societate
= Ințelegere internațională încheiată în diferite domenii.

 

Protocolul diplomatic are o istorie lunga, inceputa de monarhiile europene, cu patru – cinci secole in urma, un protocol extrem de elaborat si de complicat.

O ierarhizare a practicilor de Protocol, in functie de complexitate, situeaza pe primul loc protocolul Casei Regale Britanice.

Dupa cel de-al doilea Razboi Mondial, in protocolul diplomatic s-au trasat principiile de functionare pe care tarile isi bazeaza relatiile, pana astazi, principiul egalitatii statelor suverane.


Protocolul diplomatic are reguli clare si unitare pentru toate tarile, cu scopul de a fi tratate in mod egal, indiferent de marime, putere militara si economica.

Exista nuante care fac diferenta, dar voi vorbi separat despre ele.


Protocolul din sfera afacerilor are ca principii de baza  practici si regului care trebuie respectate, dar spre deosebire de cel diplomatic, protocolul de business are particularitati in functie de specificul afacerii, de zona geografica si, uneori, de interese economice comune.

Dar, indiferent de micile diferente zonale, in lumea afacerilor care conteaza, exista norme de protocol si eticheta pe care trebuie sa le cunoasca si sa le respecte toti cei care doresc sa fie parteneri respectati primiti pe picior de egalitate la masa tratativelor internationale.

Un bun consilier de protocol = un maestru de sah

Unde gasim specialisti in ceremonial si protocol?

La toate institutiile administratiei centrale.
La MAE se gaseste Protocolul National condus de un Sef de Protocol National cu rang de Ambasador.
La presedentie.
La Parlament, la guvern, primarii,
In mari societati si corporatii multinationale.
In agentii care organizeaza evenimente importante.

In agentii care asigura consultanta de protocol si eticheta.

Lista specialistilor in eticheta si protocol, intocmita  pe baza informatiilor publice. (click aici)


Situatii in care aveti nevoie de un specialist in eticheta si protocol

1. Sunteti invitat la un eveniment oficial sau o ceremonie
2. Organizati un eveniment la care doriti sa invitati o persoana oficiala sau un reprezentant al corpului diplomatic, chiar un ambassador
3. Organizati Evenimente de afaceri la care doriti sa maximizati succesul de networking.


Invitatie la un eveniment oficial sau o ceremonie 

1: analizati daca puteti participa
2: raspundeti invitatiei conform RSVP
3: va pregatiti garderoba in acord cu dress cod-ul mentionat in invitatie; daca nu este mentionat, veti decide in functie de locul si ora la care sunteti invitati. (Despre garderoba adecvata cu dress cod-ul invitatiei, click aici.)
4: revedeti regeulile de eticheta si protocolul impus de eveniment sau ceremonie
5: sositi la ora indicata pe invitatie si nu uitati cartile de vizita
6: profitati de sansa de a intalni persoane noi, folosindu-va la maxim de regulile de eticheta

 

Organizarea unui eveniment cu invitati VIP

ambasador si/sau ministru

Organizati un eveniment la care doriti sa invitati o persoana oficiala sau un reprezentant al corpului diplomatic, chiar un ambassador.

Trebuie sa decideti si sa stabiliti cateva repere importante care vor fi, ulterior, urmarite si dezvoltate de echipa proprie sau urmarite si dezvoltate de agentia de evenimente.

1. scopul evenimentului
2. bugetul disponibil
3. data
4. lista invitatilor speciali
5. numarul maxim al invitatilor
6. locul evenimentului

Lista invitatilor speciali trebuie intocmita in acord cu scopul evenimentului.
Invitatii speciali, VIP, sunt persoane carora trebuie sa li se acorde atentie si grija speciale incepand cu scrierea invitatiei, transmiterea ei, pastrarea legaturii cu staful, primirea la eveniment, prezentarea in fata audientei si a participantilor, asezarea la masa, multumirile de la incheierea participarii, scrisoarea de multumire de a doua zi pana la transmiterea unui dosar de presa intocmit de echipa de PR.


Rolul specialistului

in organizarea un eveniment cu invitati VIP

Ce va face el, de ce aveti nevoie de un specialist in protocol in cazul in care ati invitat un VIP din corpul diplomatic sau din zona de conducere a tarii? Iata o lista scurta cu esenta atributiilor lui.

1. Scrierea si transmiterea invitatiei catre VIP. Daca va scrisa fara respectarea regulilor de protocol, invitatia nu va fi onorata.
2. Scrierea si transmiterea invitatiei catre ceilalti invitati
3. Consiliere privind locul si spatiul de desfasurare al evenimentului
4. Stabilirea unei relatii corecte cu staful VIP pentru conditiile de participare
5. Gradul de securitate impus si detaliile ce vor trebui asigurate
6. Asigurarea echipei de primire si instruirea ei
7. Lista oaspetilor care vor sta la aceeasi masa cu VIP
8. Graficul vecinatilor cu masa VIP, in acord cu protocolul de precadere
9. Asezarea invitatilor, la masa, pentru maximizarea comunicarii
10. Speach de multumire si organizarea plecarii VIP
11. Textul scrisorii de multumire, dupa eveniment
12. Transmiterea dosarului de presa intocmit de echipa de PR


 


©Jeni Mateescu

Organizati un eveniment si aveti nevoie de consiliere pentru protocol si eticheta?

Scrieti-ne cateva randuri si vom fi bucurosi sa ne implicam.

Distribuie in Social Media...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+
9 Likes
330 Views

You may also like