Eticheta in afaceri
BUSINESS ETIQUETTE
©Jeni Mateescu
PREZENTAREA, SALUTUL, STRANGEREA DE MANA, DIALOGUL, POLITETEA, IMBRACAMINTEA, PUNCTUALITATEA, PRANZUL DE AFACERI, SUBIECTE TABU, GESTURI TABU, TELEFONUL,
MESAJE NONVERBALE, FITI POZITIVI, MESAJ DE MULTUMIRE
Spunem ca o persoana are cei 7 ani de acasa, daca este bine educata, are maniere frumoase, e politicoasa, stie sa se poarte in societate.
Cei 7 ani de acasa se completeaza si se imbunatatesc, toata viata.
In relatiile de afaceri, cei 7 ani de acasa vor fi baza pe care se cladesc bune relatii de afaceri.
Chiar daca se spune ca afacerile sunt o jungla, eu ma indepartez de sintagma aceasta, sustinand ca o lume politicoasa care respecta regulile de comportament si de afaceri, va fi o lume mai buna. Sustin relatiile de business win-win.
In relatiile cu partenerii de afaceri sunt reguli de baza pe care trebuie sa le respectam.
Chiar daca, in ultimii ani, anumite tipuri de afaceri au adoptat reguli mai relaxate, exista, in continuare companii cu reguli profesionale si sociale implicite.
Regulile sunt diferite de la o tara la alta, de la o cultura la alta, dar sunt cateva regului de afaceri care se respecta in orice cultura.
Pentru inceput, voi prezenta 14 reguli generale de eticheta in relatiile de afaceri.
1. Prezentarea persoanei
Sa ne prezentam intotdeauna cu numele complet, pronuntandu-l cat mai clar.
Suntem atenti la numele partenerului si incercam sa-l memoram corect. Daca avem o intalnire cu mai multi pareneri, facem un exercitiu de memorare, raportandu-ne la anumite caracteristici.
Nicioadata nu vom apela un partener pe numele mic, decat daca acesta insista asupra acestui apelativ.
Cartile de vizita se vor prezenta simplu, dupa primele momente de la intalnire, astfel ca ne putem ajuta, discret, daca este cazul si contexul favorabil, sa ne reamintim de numele unei persoane.
2. Salutul
Salutul face parte din tripleta de aur a interactiunii umane. Insotiti salutul de un zambet sincer si veti avea cea mai buna ocazie sa stabiliti o relatie fara mare efort cu un viitor partener de afaceri.
Salutul nu este doar un gest de politete, este o dovada de deschidere catre dialog.
Daca interlocutorul este tacut sau retinut, ne vom rezuma la un schimb politicos de informatii neutre. Vom pune intrebari simple, dar deschise care necesita un raspuns mai elaborat decat o afirmatie sau o negatie.
3. Strangerea de mana
Trebuie sa tinem minte doua reguli: persoana de rang superior intinde primul mana, femeia o intinde barbatului.
Adaugam trei ingrediente: privim in ochi interlocutorul, zambim si scuturam cu moderatie, de doua – trei ori, mana.
Strangerea mainilor este un salut de business universal.
Fiindca presupune o atingere fizica, aveti grija de calitatea impresiei pe care o veti face.
Daca sunteti emotiv si transpirati, un servetel in buzunarul hainei va fi o buna si discreta solutie.
Nu strangeti cu putere mana, gata s-o rupeti dar nici nu o mangaiati, chiar daca aveti in fata o femeie.
4. Atentie la dialog
Regula buna este sa nu intrerupeti interlocutorul si sa ascultati cu atentie.
A doua regula este sa dati sansa interlocutorului sa-si spuna opinia, fiind vorba despre un dialog de afaceri!
Daca aveti un partener care nu cunoastea regula a doua, dati un semnal nonverbal ca ati vrea sa spuneti ceva, deschideti gura asteptand, totusi, sa termine ce are de spus.
5. Tonul face muzica
Fiti politicosi in toate formele de comunicare. Politetea in exprimare trebuie sa fie trasatura de baza in relatiile de afaceri.
Nu conteaza daca va intalniti fata in fata sau numai electronic, politetea in exprimare trebuie sa fie aceeasi. In scris, chiar si mai mult, deorece nu avem plusul adus de intonatia vocii si a expresiei faciale care pot sustine o idee, un dialog.
6. Imbracaminte adecvata la intalnirile de afaceri
“Prima impresie conteaza” este valabila si foarte importanta in stabilirea unei bune si profitabile relatii de afaceri.
Discutia despre cum ne imbracam la intalnire de afaceri este mult mai lunga si o voi elabora intr-un capitol separat.
Sunt diferente de stil intre diferite tipuri de afaceri. Un om de afaceri din zona artistica va fi diferit imbracat de cel din zona industriei de masini.
Studiile au demonstrat ca, inainte de toate, impresionam prin felul in care ne imbracam si cum mirosim.
7. Punctualitate japoneza la intalnirile de afaceri
La orice intalnire, dar mai ales la cea de afaceri, trebuie sa ajungeti la ora anuntata.
Preferabil sa ajungeti cu 5 minute mai devreme, avand ocazia sa revedeti agenda de discutii.
8. Invitatia la pranzul de afaceri
Un pranz de afaceri ofera sansa unei mai bune relatii de afaceri.
Cel care face invitatia plateste.
Comportamentul in timpul mesei trebuie sa respecte aceleasi reguli clasice de eticheta la masa, reguli despre care vom vorbi separat.
Evitati orice fel de mancare care se mananca cu mana.
Nu comandati cele mai scumpe feluri din meniu, fiti moderati.
9. Subiecte de discutie TABU
Niciodata, nu abordati subiecte de discutie despre religie, politica si orientari minoritare.
10. Gesturi TABU
Nu aratam cu degetul.
Nu stam picior peste picior.
Nu ne scarpinam (pe maini, pe fata, in cap, pe corp etc)
Nu ne suflam nasul. Solicitam o pauza si ne retragem la un grup sanitar.
11. Telefonul
Chiar daca este un personaj activ in viata noastra, in timpul unei intalniri de afaceri, trebuie sa punem telefonul pe modul silent sau sa-l inchidem. In niciun caz, nu va fi present pe masa de discutii sau pe masa de pranz.
Daca trebuie sa primim si sa raspundem unor mesaje, delegam pe altcineva sa se ocupe de transmirea lor.
12. Atentie la mesajele nonverbale
Veti fi surprinsi cate informatii transmit expresiile faciale, pozitia si miscarile corpului.
Expresia fetei joaca un rol foarte important in felul in care sunteti receptati de catre ceilalti.
Putem trada neliniste si emotie defavorabila, aroganta si dispret, putem vorbi din priviri, influentand decizia interlocutorului de business.
Daca trebuie, exersati si fata de poker, desi eu nu sustin ca ajuta decat la poker.
13. Fiti pozitivi
Orice informatie despre voi si afacere trebuie sa fie prezentate intr-o maniera pozitiva.
Nimanui nu-i plac persoanele care se plang, critica si sunt nemultumite.
Nu dezvaluiti informatii foarte personale.
Nu va barfiti alti parteneri de afaceri.
Chiar daca interlocutorul va este antipatic si va calca pe nervi, faceti efort sa ramaneti calm si politicos, reducand timpul alocat intalnirii. Nimeni nu va poate obliga sa faceti afaceri cu persoane dezagreabile, dar atitudinea fata de ele, spune multe despre voi.
14. Trimiteti un mesaj de multumire dupa intalnirea de afaceri
Daca intalnirea s-a soldat cu semnarea unui contract, a unei vanzari sau doar cu o promisiune viitoare, o scrisoare de multumire de cateva randuri va fi foarte bine apreciata si este un plus de imagine pozitiva persoanala cat si pentru afacere.
Pentru nota 9, trimiteti un e-mail. Daca vreti nota maxima, trimiteti scrisoarea prin curier.
Din luna octombrie, vom incepe cursuri despre eticheta si protocol de afaceri.
Daca sunteti interesati si vi se pare util sa participati la un curs cu aceasta tema, un mesaj va fi apreciat la adevarata valoare.
Cursurile se vor desfasura in weekend.
