Cum organizam un eveniment
Cateva consideratii despre cum sa organizam un eveniment
Sa planificam riguros
Planificarea
Sa planificam evenimentul cu toate detaliile, cu termene pe care sa le respectam, cu responsabilii sectiunilor si a responsabilitatilor lor descrise fara echivoc, cu solutii de inlocuire in caz de imbolnavire sau accident, nu e o activitate simpla.
O planificare riguroasa este cheia succesului
Sunt rare cazurile in care un furnizor nu-si respecta contractul si poate sabota evenimentul, iar clauza de penalizati nu ajuta cu nimic la salvarea de la esec. In dreptul fiecarui frunizor trebuie sa existe un inlocuitor
Vremea
Anotimpul in care e planificat evenimentul si vremea pot fi prietenii sau inamicii nostri. Cele mai vulnerabile luni sunt cele de primavara si de toamna. Desigur, vremea este predictibila, vom verifica prognozele, dar o furtuna de vara poate fi acel moment in care se rastoarna totul.
De aceea spun ca trebuie sa avem evenimente in aer liber langa o sala de refugiu in timp de vreme rea. Sa avem o alternativa.
Logistica
Logistica necesara depinde de marimea evenimentului, a activitatilor incluse, a numarului de participanti, de complexitatea lui cat si de masurile de siguranta aplicate conform legii.
Pe langa creativitatea inglobata in proiectul evenimentului, logistica este de baza.
Daca nu puteti coordona toate miscarile legate de logistica, de la prezenta la termen, la montare si exploatare, mai bine renuntati. E o munca titanica. Stiu, suna bombastic, dar e multa munca.
Echipa de profesionisti
Echipa de organizare
Fara echipa, nu se poate face nimic. Toti membrii echipei trebuie sa fie de acelasi calibru profesional, sa functioneze fara sincope, sa se respecte, sa se ajute la nevoie, sa se implice. Nu stiu unde-i veti gasi, dar fara ei n-aveti eveniment.
Comunicarea
Comunicarea este magia de care ne folosim ca sa evenimentul sa fie perfect. Comunicarea interna in interiorul echipei trebuie sa fie corecta, la timp, in termeni fara echivoc, amabila atat pe orizontala cat si pe verticala. Comunicarea externa trebuie sa fie impecabila, eficienta, la obiect, fara ezitari.In momente de criza, informatiile trebuie sa fie comunicate participantilor pe scurt si onest cu solutii concrete de rezolvare
Atitudinea
Organizarea unui eveniment este o mai mult decat o meserie, este un fel de olimpiada de meserii in care trebuie sa fii foarte bun.
Trebuie sa fii creativ si inovator pentru a scrie proiectul unui eveniment de exceptie.
Trebuie sa fii extrem de organizat ca sa respecti termenele si sa coordonezi perfect succesiunes.
Trebuie si psiholog si diplomat ca sa potentezi personalitati diferite in cadrul echipei si sa anticipezi crize si dezastre.
Trebuie sa ai antrenament si rabdare ca sa te lupti cu participantii si sa castigi, sa fii calm cand totul in jur s-a demolat, cand n-au ajuns la timpt scaunele si mesele, tortul aniversar s-a rupt la transport, iar tu trebuie sa gasesti resurse sa zambesti cand da iti ghes o injuratura si te podidesc lacrimile, daca esti femeie.
